ファシリテーションは最強のビジネススキル
仕事をするうえで、毎日のように課題や問題が出て、チームで解決方法を話し合う。という経験をしている方が多くいらっしゃるのではないか。
形式が決まっている会議だけでなく、突発的なものも含めればほとんどの人が当てはまると思う。
ぼく自身、役割上、自分でファシリテータをやる場面も多く、なんだかんだと毎日やっています。
そんな中でも、手ごたえの有る会議と無い会議、うまくいった感覚のある会議とそうでない会議など、
何がよかった／悪かったのかと考えることもしばしばあります。
良い会議を増やしていくことで、仕事の効率が上がったり、メンバとの仕事がやりやすくなったりなど、
良い効果があると思ったので、なるべくなら良い会議を増やしていきたい。
そのためには、ファシリテーションの技術向上をしていくのが第一歩かなと思い、以下の本から読んでみることにしました。
良い会議とは
この本では、良い会議を以下のように定義しています。
時間厳守、決まる・まとまる、参加者の納得度が高い
参加者の納得度については、ファシリテータも含めてなのかな。と思いました。
ファシリテータからもうまくいった、参加者の理解を得られたという実感を得ることで、自信につながり、次回以降もよい会議にできそうな気がします。
参加者目線からも、自分の意見を聞いてもらったうえで決定が下っている感覚が強ければ、その会議に出た意義を強く感じてくれるはずです。
事前準備と場づくり
ファシリテータがやるべき重要なこととして、事前準備と場づくりがあげられています。
確かに、何も準備せずに望む会議と比較して、ある程度道筋が見えている会議の方が結果に対する納得感は高い気がします。
また、特定のメンバが発言するだけでなく、参加者全体で議論できるような場づくり、雰囲気作りができていると、
連帯感が出て、チームとして向上している感覚が生まれます。
そのためにも、アジェンダを綿密に作ること、参加者から意見を引き出すことというのが重要になってきます。
意見を引き出す
では、意見を引き出すためにはどうすればよいか。
本の中では、「いい問い」をすることで引き出すことを提唱しています。
これは、状況によっても変わってきますが、基本的に答えやすい質問であるかどうかが重要な指標だと感じました。
特に、自分がその問いを聞かれてすぐに答えを出せるか、という観点は非常に重要で、
参加者のアイディアが出やすいというだけでなく、ファシリテータ側の理解も伴っていなければ問いを出せないというものだと思います。
会議の中で質問への回答を振って詰まったら沈黙。。なんてケースもたまにありますが、
ファシリテータ側でサンプルを用意していたり、答えにつながるさらなる問いを投げかけることも可能です。
こうしたちょっとした工夫が会議をスムーズに、かつ効果的に進めるコツだなと改めて思いました。
原因をしっかり洗い出す
本の中でも触れられているように、会議で発生する問題として厄介なのが、
参加者によって話の粒度やスコープが異なってまとまらないという事象。
これは、前述したアジェンダを綿密に作ることである程度回避が可能です。
また、参加者間で明確にしておくべきことが、原因を洗い出してから解決策を話しあうこと。です。
現場では、障害や課題が発生した際に、すぐに解決策を考えて話を進めてしまいがちです。
これは会議だけでなく、業務のトラブル対応時なども同様だなと感じました。
もちろん、スピード勝負のケースもありますが、
まずは原因を明らかにし、共通認識とすることで、参加者間で話の粒度やスコープを合わせることができます。
また、原因がわかれば効果的な対策を打てたり、根本対応と暫定対応をしっかりと切り分け、その後の対応計画を立てやすくなります。
この原因をしっかりと洗い出す。というステップを踏む（ファシリテータ目線では踏ませる）ことで、会議の質を高めていくことができます。
まとめ
これだけにとどまらず、ファシリテーションの基本要素が多様に含まれているこの本を読むことで、
失敗を必要以上に恐れず、まずは実践していくことが重要だと改めて感じることができました。
特に、参加者への配慮であったり、自分がどれだけ真摯に会議（ファシリテーション）に向き合っていたかということを考えさせられるものでした。
実際には、時間の許す中でやっていくということにはなってしまいますが、
できる限り事前準備と場づくりをしながら今後もやっていきたいなと思います。
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